Wdrożenie WMS – jak przygotować oraz czym jest?

Wdrożenie WMS – jak przygotować oraz czym jest?

Jak przygotować się do wdrożenia WMS oraz czym jest WMS? System WMS odpowiada za optymalizację pracy magazynu. Jest to o tyle istotne, że właściwie funkcjonowanie gospodarki magazynowej ma wpływ zarówno na bieżącą działalność przedsiębiorstwa, jak i jakość oraz szybkość obsługi klienta. Czym dokładnie jest WMS? Jaki program magazynowy wybrać? Ile to wdrożenie tego typu oprogramowania? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Definicja gospodarki magazynowej oraz czym jest WMS

Definicja gospodarki magazynowej obejmuje wszystkie czynności związane z przechowywaniem zapasów do produkcji oraz towarów do sprzedaży. Jej celem jest zapewnienie właściwego funkcjonowania innych obszarów działalności przedsiębiorstwa, takich jak produkcja, czy sprzedaż. Do gospodarki magazynowej zalicza zarówno zadania ekonomiczne, jak i czynności oraz środki techniczne i organizacyjne.

Wydawać by się mogło, że magazynowanie towarów, czy zapasów jest o wiele mniej istotne dla przedsiębiorstwa niż sprzedaż, czy produkcja. Odpowiednie zarządzanie gospodarką magazynową jest jednak niezwykle ważne dla właściwego funkcjonowania całej firmy. Wynika to z faktu, że prawidłowa organizacja procesów gospodarki magazynowej umożliwia:

• utrzymanie odpowiednich stanów magazynowych, czyli takich, które zapewniają ciągłość produkcji i sprzedaży, nie generując jednocześnie nieuzasadnionych kosztów przechowywania.
• sprawny i przyspieszony przepływ towarów między działami przedsiębiorstwa.
• identyfikację ograniczenie zbędnych kosztów wynikających z magazynowania i przemieszczania towarów w przedsiębiorstwie.
• usprawnienie obsługi klienta, m. in. dzięki szybkiej i sprawnej realizacji zamówień.

Sprawne zarządzanie gospodarką magazynową umożliwia program magazynowy, tzw. WMS, który umożliwia optymalizację pracy magazynu. Czym jest WMS?

WMS z ang. Warehouse management system to według definicji magazynowy system informatyczny. Może to być zarówno oddzielny system zarządzania magazynem, jak i integralna część systemu ERP, czyli oprogramowania koordynującego pracę całego przedsiębiorstwa. W sytuacji, gdy WMS stanowi osobne oprogramowanie należy zadbać o jego odpowiednią komunikację z pozostałymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w firmie.

Jakie funkcje spełnia program WMS?

Jak już wspomniano WMS odpowiada za optymalizację procesów gospodarki magazynowej. W praktyce okazuje się, ze program WMS wykonuje szereg istotnych czynności związanych z procesami magazynowymi. Odpowiada za ich rejestrację oraz monitorowanie, począwszy od przyjęcia towaru, poprzez jego składowanie, kompletowanie i weryfikacje, aż do wydania.

Systemy informatyczne w magazynach wykorzystywane są w celu właściwej ewidencji znajdujących się tam towarów, co ogranicza koszty działalności oraz przyspiesza wszystkie procesy wykonywane przez przedsiębiorstwo. Korzystanie z WMS przyspiesza rozwój firmy oraz umożliwia zdobycie przewagi nad konkurencją, dzięki zwiększeniu jakości świadczonych usług.

Wdrożenie WMS – Jak wygląda i przebiega komunikacja z systemem WMS?

Komunikacja z systemem WMS obywa się na dwóch kanałach, a mianowicie WMS-ERP oraz WMS – użytkownik.

Komunikacja WMS – ERP

Wymiana informacji na linii WMS – ERP odbywa się najczęściej za pomocą API – Web Services. Inną możliwością jest wykorzystanie tzw. szyn komunikacyjnych ESB – Enterprise Service Bus. Wiele programów WMS umożliwia integrację z systemem ERP przy użyciu obu tych metod, w zależności od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Komunikacja WMS – użytkownik

Skuteczne działanie WMS wymaga jeszcze integracji systemu z urządzeniami zewnętrznymi wykorzystywanymi w magazynie. Są to komputery oraz wszelkiego rodzaju skanery, które pracownicy wykorzystują do codziennej pracy. Integracja umożliwia porozumiewanie się z systemem oraz przesyłanie danych w obu kierunkach.

Tego typu komunikacja na linii użytkownik – WMS w praktyce odbywa najczęściej przy użyciu urządzeń mobilnych w postaci skanerów (czytników danych/kolektorów), poprzez skanowanie kodów kresowych lub QRcode. Dodatkowo mogą w niej uczestniczyć również m.in. urządzenia rejestrujące z etykiet RFID.

System zarządzania magazynem w firmie – jaki program magazynowy wybrać?

Decydując się na wdrożenie systemu zarządzania magazynem w firmie należy dokładnie przeanalizować dotychczasowe działanie magazynu oraz określić cele, które chcemy osiągnąć. Dobry program WMS powinien posiadać odpowiednie cechy, które wzniosą funkcjonowanie magazynu na wyższy poziom. W związku z tym WMS powinien umożliwiać:

– zoptymalizowanie i ułatwienie pracy wszystkim pracownikom biorącym udział w procesach logistycznych;

– prostą i szybką integrację z dotychczasowymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie;

– przystosowanie do każdej branży przemysłowej;

– niski koszt wdrożenie i uzyskanie szybkiego zwrotu z inwestycji;

– wsparcie klienta przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Przy wyborze programu WMS należy również zadbać o to, by umożliwiał on integrację z odpowiednim systemem ERP, np. Subiekt (GT lub nexo), czy Comarch itp. Dzięki temu firma będzie mogła w pełni wykorzystać możliwości posiadanych systemów informatycznych, a co za tym idzie zoptymalizować gospodarkę magazynową.

Wdrożenie WMS – Ile kosztuje wdrożenie magazynowego systemu informatycznego WMS?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ wiele w tej kwestii zależy od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Na koszt wdrożenia systemu informatycznego WMS wpływa zarówno jego potencjalna ilość możliwych integracji z otoczeniem (innymi systemami wewnętrznymi lub zewnętrznymi), jak i rodzaj branży, w której działa dana firma. Cena uzależniona jest również od poziomu zmian i indywidualnego dostosowania oprogramowania do potrzeb przedsiębiorcy. Z pewnością tańsze będzie wdrożenie standardowego programu bez dodatkowych modyfikacji. Oczywiście są one możliwe i wielu przypadkach warto się na nie zdecydować już na etapie wdrożenia, co zwiększy funkcjonalność systemu. Wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami.

Program WMS można zazwyczaj nabyć w dwóch modelach, a mianowicie wykupić jego licencję na stałe lub skorzystać z abonamentu. W tym drugim przypadku firma wynajmuje licencję, z której może korzystać w określonym czasie. Które rozwiązanie jest lepsze? Trudno zdecydować, ponieważ wiele w tej kwestii zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji danego przedsiębiorstwa. Niezależnie od wybranej metody nabycia WMS, warto posiadać takie oprogramowanie w firmie, ponieważ pozwala to usprawnić jej działanie.

W jakich przedsiębiorstwach sprawdzi się program magazynowy?

System zarządzania magazynem sprawdza się przede wszystkim w firmach handlowych, czy produkcyjnych. Warto również wiedzieć, że w niektórych przypadkach obowiązek korzystania z programu magazynowego nakłada Ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami program WMS muszą wykorzystywać firmy handlowe i produkcyjne, które są zobligowane do prowadzenia ksiąg handlowych (spółki kapitałowe i spółka z o.o.) lub prowadzą te księgi dobrowolnie bądź w wyniku przekroczenia określonych limitów (spółki cywilne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą).

Brak obowiązku prawnego w zakresie wykorzystywania WMS nie oznacza, że nie warto tego robić. Program magazynowy doskonale sprawdzi się np. w przypadku sklepu internetowego, w którym będzie odpowiadał m.in. za bieżącą aktualizację stanów magazynowych. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której klient składa zamówienie widząc dostępność danego produktu, a po jego przyjęciu okazuje się, że tego typu asortymentu nie ma jednak na magazynie.

Każde przedsiębiorstwo handlowe, niezależnie od swoich rozmiarów, powinno zdecydować się wdrożenie programu magazynowego. Wynika to z faktu, że tego typu oprogramowanie pozwala usprawnić bieżącą działalność, przyspieszyć poszczególne procesy sprzedaży oraz ułatwić planowanie dalszej działalności. Wszystkie te aspekty sprawiają, że firma posiadająca WMS działa efektywniej i szybciej się rozwija, uzyskując przewagę nad konkurencją.

>> Sprawdź jaki program dla firm wybrać