Program do prowadzenia firmy. Jak dobrze go wybrać?

Niezależnie od branży, w której działa Twoja firma, możesz usprawnić jej działanie. Właśnie w tym celu powstają programy dla firm. Na rynku dostępne są rozwiązania dedykowane zarówno mikro-, małym, średnim, jak i dużym przedsiębiorstwom. Jaki program do prowadzenia firmy sprawdzi się najlepiej w Twoim biznesie?

Programy do prowadzenia firmy. Jak mogą one wspomóc Twój biznes?

Wystarczy tylko pobieżnie zapoznać się z ofertami dostawców oprogramowania, aby zauważyć, że programy dla firm są tworzone m.in. z myślą o wsparciu działu księgowości, kadr i płac, magazynu czy sprzedaży. Dostępne rozwiązania łączą atuty, jakie może wykorzystać przedsiębiorca. Oto 5 korzyści, które zyskasz po zakupie i wdrożeniu wybranego programu:

Automatyzacja procesów i czynności

Program dla firm może pomóc zautomatyzować wykonywane przez pracowników czynności. Dobrym przykładem jest system kadrowo-płacowy. Pracownicy działu księgowości w jednym miejscu znajdą wszystkie najważniejsze informacje, w tym m.in. o rodzaju umów zawartych z poszczególnymi pracownikami. System może m.in. przypominać o konieczności skierowania pracownika na badania lekarskie czy szkolenie BHP oraz samodzielnie wyliczać wynagrodzenie na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów.

Lepsza kontrola nad kontaktem z klientami

Dzięki udostępnieniu oprogramowania customer relationship management handlowcom obsługa klientów Twojej firmy będzie odbywać się jeszcze sprawniej. Osoby oddelegowane do kontaktów z klientami będą mogły przygotowywać oferty, planować spotkania czy informować o nowościach. Co więcej, dzięki możliwości pozostawiania notatek, wyeliminujesz sytuacje, w których z tym samym klientem w tej samej sprawie kontaktuje się kilka osób. Sprawne zarządzanie klientami w firmie może okazać się atutem, który przyczyni się do rozwoju Twojego biznesu.

Większy porządek w firmowej dokumentacji

Zależność jest prosta: im dłużej firma działa na rynku, tym więcej musi archiwizować dokumentów. Czasy, gdy istotnych dokumentów trzeba było poszukiwać w opasłych segregatorach, na szczęście już minęły. Aktualnie dostępne programy (choćby CRM dla firm) pozwalają na przechowywanie dokumentacji i odszukanie niezbędnych informacji w zaledwie kilka chwil. To pozwala pracownikom skoncentrować się na pracy merytorycznej.

Szybkie i proste tworzenie raportów

W biznesie intuicja jest ważna, ale nie najważniejsza. Szczególnie w dużych firmach decyzje podejmowane są na podstawie danych. Systemy CRM dla firm czy programy dla firm są tak zaprojektowane, by pozwalać na szybkie generowanie raportów. Z kolei te mogą być podstawą przy podejmowaniu kluczowych dla działania firmy decyzji. Dzięki możliwości łatwego uzyskania informacji firma może być zawsze o krok przed konkurencją.

Oszczędność firmowych pieniędzy

Na rynku dostępne są zarówno bezpłatne, jak i płatne programy dla firm. Te pierwsze bywają jednak zawodne, mogą też mieć ograniczoną funkcjonalność. Mimo że zakup CRM dla firm to wydatek, zwraca się on szybko. Pracownicy mogą skoncentrować się w pełni na swoich działaniach, otrzymują też rozwiązanie customer relationship management, dzięki któremu nie umkną im najważniejsze sprawy. Wszystko to przyczynia się do rozwoju firmy.

Program dla firmy do zarządzania sprzedażą – rodzaje

Zarówno firmy handlowe, jak i usługowe mogą usprawnić sprzedaż, korzystając z programów do zarządzania sprzedażą. W moduł o takiej funkcjonalności często wyposażone są systemy CRM dla firm. Wdrażając w firmie zaledwie jeden program, możesz korzystnie wpłynąć na działanie wszystkich najważniejszych działów, w tym również działu sprzedaży.

Jakie są rodzaje programów do zarządzania sprzedażą? Dostępne na rynku oprogramowanie różni się funkcjami. Przed zakupem programu dla firmy warto dokładnie zapoznać się z dostępnymi propozycjami. Poświęcając czas na analizę ofert, możesz wybrać rozwiązanie skrojone pod Twoje potrzeby.

Jakie funkcje może oferować program dla firm do zarządzania sprzedażą? Przykładowe funkcjonalności to:

• Automatyczna synchronizacja zmian asortymentu w bazie. W ten sposób nie ma możliwości, aby Twój pracownik sprzedał towar, którego firma fizycznie nie posiada w magazynie. To szczególnie przydatna funkcja w firmach o rozproszonej strukturze.
• Możliwość łatwego ustalania promocji na wybrane produkty z asortymentu. To często niezawodne rozwiązanie, które pozwala „wyczyścić” magazyn z zalegającego w nim od dłuższego czasu towaru.
• Możliwość zdefiniowania różnych cenników. Dzięki temu nie dojdzie do przypadkowego przeoczenia rabatu dla kluczowego dla firmy kontrahenta. To rozwiązanie ogranicza też przypadki popełnienia przez pracowników kosztownych błędów.

W zależności od wielkości i struktury organizacji program dla firm do zarządzania sprzedażą może umożliwiać też podłączenie urządzeń zewnętrznych. Przykładem mogą być drukarki fiskalne czy kasy fiskalne w sytuacji, gdy Twoja firma nie prowadzi wyłącznie sprzedaży hurtowej, ale również detaliczną.

Moduł handlowo-magazynowy i finansowy podstawą w MŚP

Małe i średnie firmy mają większe potrzeby w zakresie oprogramowania niż mikroprzedsiębiorstwa. Program do prowadzenia firmy dla MŚP może być głównie programem CRM, ale musi być on odpowiednio rozbudowany. Z reguły organizacje, które mają oddziały czy liczne placówki, posiadają centralny magazyn i utrzymują własny dział księgowo-finansowy. Inaczej mówiąc, CRM dla firm małych i średnich musi uwzględniać te funkcjonalności.

W zależności od oferowanych rozwiązań moduł handlowo-magazynowy może umożliwiać m.in. wystawianie faktur pro forma czy rezerwację stanu magazynowego. W przypadku obsługi dużych firm konieczne mogą być rozwiązania, które pozwolą m.in. na zdefiniowanie innego zamawiającego i innego nabywcy czy odbiorcy towarów. Jeżeli firmę reprezentują doradcy handlowi, moduł handlowo-magazynowy powinien umożliwiać ustawienie pozycji poniżej kosztów. Będzie to dla nich informacja, o ile niższą cenę mogą zaoferować klientowi, bez narażenia firmy na straty.

Analogicznie rozbudowany może być moduł finansowy czy przeznaczony bezpośrednio do księgowania. Wystawianie faktur, możliwość definiowania również form płatności, cedowania płatności na innego płatnika niż faktyczny odbiorca towaru czy wreszcie możliwość generowania poleceń płatności – to przykładowe funkcje CRM dla firm wyposażonego w moduł finansowy.

Czym jest CRM oraz przykłady customer relationship management

W firmach handlowych czy usługowych – poza dobrym produktem lub usługą – kluczowy jest kontakt z klientem. W budowaniu relacji z klientami pomaga CRM. Co to jest CRM? Najprościej mówiąc, CRM (z ang. customer relationship management) to system informatyczny umożliwiający zarządzanie klientami w firmie.

Czym jest CRM i dlaczego programy tego rodzaju cieszą się dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców? Popularność systemów CRM nie jest przypadkowa, ale wynika ze skoncentrowania się na kliencie i jego potrzebach. Wiele firm – być może również Twoja – przykłada wagę do kontaktów z klientami, gdyż dostrzega, że największe korzyści (w tym finansowe) płyną ze stałej współpracy. Obsługa i utrzymanie już zdobytego klienta jest łatwiejsza i tańsza niż pozyskanie nowego. Stąd też nacisk na budowę relacji z klientami.

Aktualnie na rynku dostępne są różne rodzaje CRM. Poszczególne systemy CRM dla firm różnią się głównie funkcjami i stopniem rozbudowania. Program (w zależności od dostawcy) może umożliwiać Tobie i Twoim pracownikom:

• Tworzenie bazy klientów. Wówczas program dla firm pozwala na szybkie odszukanie klienta, przy którym – oprócz nazwy – mogą znajdować się także dane kontaktowe czy historia zamówień.
• Prowadzenie ewidencji kontaktów z klientem. To ułatwia pracę handlowcom. Mogą oni m.in. szybko podejrzeć, jaką ofertę przedstawili klientowi czy kiedy miał miejsce ostatni kontakt.
• Ustawianie przypomnień. Jeżeli klient prosi o telefon w danym dniu, wystarczy tylko zrobić notatkę. W ten sposób Tobie czy Twoim pracownikom nie umknie ustalony termin, co mogłoby wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy.

Sama odpowiedź na pytanie, co to jest CRM, nie jest jednak wystarczająca – pozostaje jeszcze kwestia przykładowych systemów customer relationship management. Oto przykłady CRM: Gestor nexo, Gestor GT, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 czy SALESmanago.

CRM w firmie. Jaki program dla firm oferuje CRM i dlaczego CRM jest tak ważny?

Jeżeli wiesz już, czym jest CRM, z pewnością dostrzegasz jego możliwości i być może rozważasz wdrożenie takiego oprogramowania w swojej firmie. Na rynku dostępnych jest wiele tego typu rozwiązań. Zasadniczo możesz zdecydować się na:

• Gotowy program. Wówczas pozostanie jedynie wdrożenie go w Twojej firmie. Taki CRM dla firm ma tę zaletę, że jest tańszy niż oprogramowanie stworzone na indywidualne zamówienie. Co więcej, dziś dużą popularnością cieszą się programy dla firm o modułowej budowie, dzięki czemu będziesz mógł wybrać te funkcje, które są dla Twojej firmy kluczowe.
• Indywidualne rozwiązanie. Będzie to oprogramowanie stworzone specjalnie z myślą o Twojej firmie. Nie zawsze jednak zamawianie programu jest najlepszym krokiem. Ten rodzaj aplikacji sprawdzi się, jeżeli prowadzisz nietypową działalność i potrzebujesz niepopularnych rozwiązań. Więcej na temat aplikacji na indywidualne zamówienie możesz przeczytać w artykule „Indywidualne rozwiązania Informatyczne dla firm – Aplikacje szyte na miarę”.

Dlaczego zastosowanie CRM w firmie jest tak ważne? Współczesne firmy operują na informacjach, których przybywa z dnia na dzień. Twoja firma pod tym względem z pewnością nie odstaje od reszty. Jednocześnie brak kontroli nad danymi może spowodować potężne straty – zarówno finansowe, jak i wizerunkowe.

CRM dla firm to sposób, aby zapanować nad stanami magazynowymi, utrzymać porządek w bazie klientów czy wreszcie mieć stałą kontrolę nad finansami. Inaczej mówiąc, systemy CRM dla firm pomagają zbudować i następnie zachować przewagę konkurencyjną firmy. Oferując dobre produkty i jeszcze lepszą obsługę klienta, możesz w krótkim czasie osiągnąć zaplanowane cele.