Czym jest system ERP? Wdrożenie systemów informatycznych

System ERP ( Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które ma na celu zaplanowanie zasobów przedsiębiorstwa. Składa się na niego system różnych aplikacji, które obejmują konkretne obszary w firmie, takie jak produkcja, sprzedaż, logistyka, magazyn, finanse i księgowość, kadry i płace czy marketing. Wszystkie moduły dedykowane poszczególnym działom oparte są na jednej wspólnej bazie danych. Dzięki temu w jednym systemie ERP można gromadzić, porządkować i integrować dane, a tym samym sprawnie zarządzać całą firmą.

Wdrożenia programów informatycznych do planowania zasobami znacznie ulepsza funkcjonowanie przedsiębiorstwa, pozwala na kontrolę wszystkich obszarów oraz szybsze wdrażanie ewentualnych zmian i ulepszeń. Głównym zadaniem systemu ERP jest ujednolicenie rozwiązań informatycznych w firmie, co jednocześnie pozwala na uporządkowanie przebiegu wszystkich procesów i uzyskanie nad nimi pełnej kontroli. Mówiąc bardziej obrazowo, programy do prowadzenia firm ułatwiają m.in. zarządzanie zasobami i rozliczanie ich pod kątem maksymalnej efektywności, optymalizację kosztów i stanów magazynowych, przyspieszenie wymiany informacji i usprawnienie komunikacji, jakość obsługi klienta oraz skrócenie czasu realizacji zamówień.

Kiedy wdrożyć w firmie systemy informatyczne ERP?

W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się firma, system ERP można potraktować jako formę usprawnienia jej działania lub wprowadzenie innowacji w funkcjonowaniu organizacji. Zwykle po założeniu firmy, rozpoczęciu produkcji i pozyskaniu klientów następuje stabilizacja. Szybki rozwój i dynamicznie działające procesy sprawiają, że skala firmy zaczyna przerastać posiadane zasoby. Konieczne jest zatrudnienie kolejnych pracowników i przekazanie im informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

W takiej sytuacji wprowadzenie systemu ERP będzie usprawnieniem działania organizacji. Celem wdrożenia programów do prowadzenia firm jest udoskonalenie procesów, które przyczyniają się do rozwoju firmy. Pracownicy powinni skupiać się na pozyskiwaniu i najwyższej obsłudze klientów, terminowej realizacji zamówień. System ERP podnosi szybkość w przepływie informacji, przetwarzaniu dokumentów, wystawianiu faktur.

Z drugiej strony, kiedy w firmie zapanuje stabilizacja i odnotowany zostaje spadek wzrostu przychodów, konieczne może być wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu organizacji, które dadzą jej przewagę nad konkurencją. Wdrożenia programów informatycznych ERP w takim przypadku będą miały charakter innowacji. Sprawdzi się to w dowolnym obszarze, np. w dziale produkcyjnym, marketingowym czy obsługi klienta. Dzięki systemowi pomysły zostaną zdrożone w sposób płynny, usprawniając funkcjonowanie przedsiębiorstwa i prowadząc ją ponownie do etapu stabilizacji i wzrostu.

Jak się przygotować do wdrożenia ERP?

Proces wdrożenia programów informatycznych ERP podzielony jest na kilka etapów – od analizy przedwdrożeniowej, przez testy i start systemu, aż po opiekę serwisową. Bardzo ważna jest dojrzałość organizacyjna oraz wiedza dotycząca infrastruktury informatycznej oraz wdrażanego narzędzia. Przyszły użytkownik musi określić wszystkie elementy, które system powinien obsłużyć i procesy, które ma usprawnić.

Ważna jest znajomość działania firmy, aby wyszczególnić wszystkie zdarzenia codzienne i te cykliczne. To niezwykle istotne, aby dopasować system do konkretnych i indywidualnych potrzeb danej organizacji oraz dobrać odpowiednie komponenty systemu. Warto też podkreślić, że samo wdrożenie ERP powinno być procesem długofalowym i ciągle udoskonalanym. Dobrym pomysłem może być wprowadzanie poszczególnych komponentów etapami i oswajanie ich.

Wdrożenia programów informatycznych nie należy traktować jako jednorazowej opcji, ale nastawić się i przygotować na jego rozwój w przyszłości. Rozwój i zmiany w firmie powinny iść z parze z doskonaleniem oprogramowania ERP, który musi być skalowalny. Oznacza to, że jeszcze przed wprowadzeniem systemu powinien być gotowy na wzrastanie razem z przedsiębiorstwem.

Wdrożenie systemów Informatycznych. Jakie programy warto wykorzystać w firmie?

Konkretny wybór programów zależy od potrzeb danej firmy i obszaru, który takiego wsparcia potrzebuje. Zadaniem wdrożonego oprogramowania jest usprawnienie pracy, przyspieszenie procesów i odciążenie pracowników, którzy mogą się skupić na innych, strategicznych zadaniach.

Sprawdź artykuł – Program dla firm

Większość rozwijających się firm już na początku doskonałym pomysłem będzie zdrożenie programu do obsługi księgowości – od zarządzania planami kont i księgowania, poprzez ewidencje VAT, pojazdów, umów i płac, obsługę środków trwałych, aż po wystawianie deklaracji skarbowych, operacje kasowe i operacje na rachunkach bankowych oraz ewidencjonowanie i rozliczanie rozrachunków.

W przypadku firm, które zatrudniają pracowników, dużym usprawnieniem będzie system kompleksowo wspomagający obsługę kadr i płac, który pomaga w prowadzeniu ewidencji osobowej i wystawiania umów o pracę i cywilnoprawnych, naliczaniu wynagrodzeń, rozliczeniu z urzędem skarbowym oraz wystawianiu różnych dokumentów kadrowo-płacowych.

Sklepy, hurtownie i magazyny są nieocenionym udogodnieniem będzie wsparcie systemu w obsłudze sprzedaży. Dzięki niemu łatwiej będzie zarządzać asortymentem i stanami magazynowymi, klientami i wspólnikami oraz pracownikami. Ponadto systemy dedykowane temu obszarowi umożliwiają wykonywanie operacji kasowych, tworzenie raportów i przelewów bankowych. Przykładowym rozwiązaniem jest oprogramowanie Subiekt Nexo firmy Insert, które pozwala na kompleksowe zarządzanie sprzedażą i stanami magazynowymi usprawniając pracę działu, a tym samym całej organizacji.

Bardzo ważna, a niestety często pomijana, kwestia to zarządzanie relacjami i klientami w firmie. Automatyzacja niektórych procesów pozwala oszczędzić czas, a jednocześnie obsłużyć klientów na najwyższym poziomie. System usprawniający zarządzanie klientami pozwana na ewidencjonowanie ich danych wraz z historią zakupów, prowadzenie korespondencji mailowej, przedstawianie dodatkowych ofert. Rozszerzeniem oprogramowania może być obsługa reklamacji i napraw.

Czy firma może sama prowadzić kadry i płace?

W przedsiębiorstwach, w których zatrudnia się coraz więcej pracowników i ich obsługa wymaga stworzenia oddzielnego stanowiska pracy, częstym pytaniem jest: czy prowadzić dział kadr i płac samodzielnie, czy zlecić to zewnętrznej firmie? Nie ma żadnych przeszkód, aby zajmować się tym wewnętrznie. Dzięki temu wszystkie dokumenty i informacje będą bezpieczne i na miejscu. Co więcej, dzięki wdrożeniu systemu ERP z modułem do obsługi kadrowo-płacowej zadania będą wykonywane sprawniej i efektywniej.

Oprogramowanie pozwala w prosty i intuicyjny sposób zapanować nad umowami, płatnościami, rozliczeniami, ewidencjonowaniem i planowaniem czasu pracy, listami płac, obsługa delegacji, potrąceń komorniczych czy naliczaniem, drukowaniem i wysyłką elektroniczną deklaracji skarbowych. Efektywne prowadzenie działu wymaga wdrożenia programów informatycznych, a następnie przeszkolenia pracownika. Z programem znacznie łatwiej o przepływ informacji i połączenie ich z innymi działami. To rozwiązanie idealne dla firm, które zatrudniają do 50 pracowników i nie chcą korzystać z zewnętrznej obsługi kadr i płac.

NT.NET jako partner Insert i Twoje rozwiązanie informatyczne w firmie

Firma NT.NET to dyplomowany partner Insert, który w ramach współpracy wdroży pakiety Insert GT lub Insert NEXO, a także zapewni pomoc w utrzymaniu i usuwaniu błędów w modułach dotyczących sprzedaży, księgowości, kadr i płac czy systemu CRM do zarządzania obsługa klienta. Dodatkowo oferta obejmuje aktualizacje, szkolenia dla pracowników oraz dedykowane dodatki. Systemy firmy Insert wspierają ponad ćwierć miliona przedsiębiorstw. Wyróżnia je wyjątkowa funkcjonalność, intuicyjna i prosta obsługa oraz konkurencyjne ceny. Z ich działania mogą skorzystać firmy z różnych branż. Takie jak biura rachunkowe, sklepy i hurtownie, firmy produkcyjne i usługowe oraz wiele innych.