Wsparcie IT. Kiedy zdecydować się na outsourcing?

Outsourcing przez wielu przedsiębiorców jest postrzegany jedynie w kontekście oszczędności. Tymczasem to rozwiązanie pozwala czerpać z doświadczenia specjalistów, których trudno byłoby pozyskać na rynku. Rozważasz skorzystanie z outsourcingu? Sprawdź, kiedy powinieneś zdecydować się na zewnętrzne wsparcie technologiczne.

Czym jest outsourcing i jakie ma zalety?

Outsourcing to rozwiązanie polegające na przekazaniu obsługi wybranych obszarów działalności zewnętrznym firmom. Co istotne, są to wyspecjalizowani w danym zakresie dostawcy, co z kolei sprawia, że usługi są realizowane na wysokim poziomie. Przykłady outsourcingu można mnożyć. W zależności od profilu działalności i potrzeb, w swojej firmie możesz zdecydować się m.in. na:

• Outsourcing księgowości. Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym oznacza, że nie musisz w swojej firmie tworzyć działu księgowego. Prowadzeniem ksiąg rachunkowych Twojej firmy i rozliczaniem pracowników zajmą się specjaliści zatrudnieni przez biuro rachunkowe.
• Outsourcing logistyczny. Prowadzisz sklep internetowy? Posiadając nawet duży magazyn z tysiącami produktów w ofercie, może nie opłacać Ci się utrzymanie floty pojazdów w celu rozwożenia zamówienia. W tym przypadku naturalnym rozwiązaniem jest współpraca z firmą kurierską, która zajmie się sprawną dystrybucją produktów w całym kraju czy poza jego granicami.
• Outsourcing IT. Wybranemu kontrahentowi (wyspecjalizowanej firmie informatycznej) zlecasz czuwanie nad infrastrukturą IT. Zewnętrzny partner pomoże też w zabezpieczeniu danych przed utratą czy usunie złośliwe oprogramowanie. Outsourcing technologiczny jest jedną z częściej zamawianych przez firmy usług.

Outsourcing to rozwiązanie popularne ze względu na korzyści, na jakie może liczyć przedsiębiorca. Zastanawiasz się, co zyskasz, delegując część zadań na zewnątrz? Przede wszystkim czas, aby skoncentrować się na kluczowych dla Twojej firmy aspektach działalności. Outsourcing IT eliminuje potrzebę pozyskiwania specjalistów, których rekrutowanie i zatrudnienie jest kosztowne. Do tego dochodzi poprawa jakości. Decydując się na zewnętrzne wsparcie IT, nie musisz samodzielnie kontrolować pracowników – usługa zostanie wykonana, a Ty – zgodnie z ustaleniami – otrzymasz informację lub raport.

Czym jest outsourcing technologiczny – IT?

Outsourcing technologiczny to rozwiązanie, z którego korzystają zarówno mikro, małe, jak i średnie organizacje. Jak sama nazwa wskazuje, w tym przypadku outsourcing dotyczy wykorzystywanej przez firmę infrastruktury informatycznej. Współcześnie wyróżnia się trzy typu outsourcingu – są to:

• Onshore. Decydując się na wsparcie technologiczne w tej opcji, będziesz korzystał z oferty dostawcy z tego samego kraju. W tym przypadku nie występuje bariera językowej, a dodatkowo możesz liczyć na szybką reakcję.
• Nearshore. To model współpracy, w którym dostawca (np. helpdesk) funkcjonuje w kraju sąsiednim lub przynajmniej w tej samej strefie czasowej. To rozwiązanie może (choć nie musi) być korzystne cenowo.
• Offshore. Firma zapewniająca wsparcie IT znajduje się w bardziej odległym regionie, z reguły w innej strefie czasowej. Chociaż ten model cieszy się dużą popularnością ze względu na redukcję kosztów, to może też oznaczać opóźnienia w realizacji usług.

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto postawić na współpracę z polską firmą oferującą wsparcie IT. Jak wynika z raportu „Executive Brief Outsourcing 2020” przygotowanego przez firmę 7N, Polska znalazła się wysoko – bo na 10. miejscu – wśród krajów najlepszych do outsourcingu IT. Brak wspomnianej już bariery technologicznej, dostęp do wysokiej klasy specjalistów i niemal natychmiastowa pomoc – to główne zalety płynące z takiego rozwiązania.

Niezależnie od modelu, na który się zdecydujesz, wsparcie IT w firmie zaoferowane przez zewnętrznego partnera przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa wykorzystywanych sieci, urządzeń i danych. Szczególnie w dobie pandemii, gdy większość pracowników pracuje zdalnie, właściwe zabezpieczenie sprzętu i łącza jest sprawą kluczową.

Na czym może polegać wsparcie IT w Twojej firmie?

Firmy oferujące wsparcie IT w firmie przygotowały bogatą ofertę. To, na czym będzie polegać outsourcing IT, zależy od Twoich potrzeb. Przykładowo w ramach usługi helpdesk możesz zlecić zewnętrznemu partnerowi m.in.:

• Wykonywanie kopii zapasowych. Utrata danych może być bardzo kosztowna dla Twojej firmy. Rozwiązaniem jest zadbanie o regularny backup. Nie musisz jednak robić tego samodzielnie lub zlecać zadania pracownikom bez doświadczenia w tym zakresie – kwestią wykonania kopii mogą zająć się specjaliści IT.
• Ochrona danych osobowych. Wejście w życie RODO spowodowało spore zmiany w firmach. Jednym z istotniejszych punktów nowych przepisów jest konieczność zabezpieczenia zgromadzonych i przetwarzanych danych.
• Pomoc w przypadku awarii sprzętu i problemów z oprogramowaniem. Czasem wystarczy kilka kliknięć myszką, aby pracownik zablokował system czy utracił dostęp do dokumentów. Wówczas pomoc specjalisty jest nieoceniona, szczególnie gdy liczy się czas.

Chcesz, aby Twoja firma działała jeszcze sprawniej i w tym celu zdecydowałeś się na wdrożenie systemu CRM? Od zewnętrznego partnera możesz otrzymać niezbędne wsparcie przy wdrażaniu systemów informatycznych. Polega ono m.in. na wdrożeniu wybranego oprogramowania, a także jego utrzymaniu. W zależności od możliwości samego programu i potrzeb Twojej firmy helpdesk może też dodać potrzebne moduły, wyeliminować błędy czy przeprowadzić konfigurację systemu.

Wsparcie IT może polegać także na szkoleniach pracowników. Wsparcie przy wdrażaniu systemów informatycznych nie jest wystarczające, jeżeli pracownicy nie znają nowego oprogramowania. Wówczas wdrożenie może zapewnić zewnętrzna firma – partner danego dostawcy, który świetnie orientuje się w architekturze i możliwościach programu. Specjaliści mogą przeszkolić pracowników również w zakresie bezpieczeństwa w sieci.

Kiedy zdecydować się na outsourcing technologiczny?

Twoja firma dynamicznie się rozwija i z roku na rok przybywa w niej nie tylko pracowników, ale również sprzętu? Czynnik ludzki wciąż jest najbardziej zawodnym elementem, gdy mowa o bezpieczeństwie IT. Brak wystarczającej wiedzy, ignorowanie zalecanych aktualizacji czy wreszcie lekceważenie zasad bezpieczeństwa (np. otwieranie podejrzanych wiadomości mailowych) – konsekwencje mogą być dla organizacji bardzo dotkliwe. Mowa tu nie tylko o stratach finansowych – znacznie poważniejsze mogą być straty wizerunkowe, jeżeli dojdzie do utraty czy wycieku informacji o klientach i kontrahentach. Jeżeli chcesz uniknąć takich sytuacji, to zewnętrzne wsparcie technologiczne będzie nieocenione.

Podniesienie poziomu bezpieczeństwa to naturalnie podstawowy powód, dla którego firmy nawiązują współpracę z zewnętrznymi podmiotami oferującymi helpdesk. Są jednak i inne przyczyny, o których warto wspomnieć – to m.in.:

• Dostęp do specjalistów. W IT szczególnie istotna jest aktualna wiedza. Zewnętrzne firmy specjalizujące się wyłącznie w świadczeniu pomocy IT stawiają na ekspertów – od tego zależy, czy będą w stanie pozyskać klientów. Właśnie dlatego współpraca z nimi się opłaca – możesz mieć pewność, że nad bezpieczeństwem IT Twojej firmy będą czuwać najlepsi fachowcy.
• Oszczędność pieniędzy. Outsourcing IT ma tę zaletę, że jest tańszy niż utworzenie dedykowanego działu IT w firmie. Korzystając z zewnętrznego wsparcia, możesz liczyć na spore oszczędności. Pieniądze, które musiałbyś przeznaczyć na rekrutację i opłacenie specjalistów, możesz wykorzystać na dalszy rozwój kluczowych dla Twojej firmy działów.
• Możliwość otrzymania szybkiej pomocy. Zapotrzebowanie na wsparcie IT w firmie uwidoczniła pandemia COVID-19. Aktualnie wiele organizacji przestawiło się na pracę zdalną. Helpdesk może pomóc zdalnie – wiele problemów można zlikwidować na odległość.

Wsparcie przy wdrażaniu systemów informatycznych jest szczególnie korzystne dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, którym nie opłaca się utrzymywać własnych działów IT.

Chcesz wiedzieć więcej o zaletach helpdesk? Przeczytaj artykuł: „Helpdesk dla firm – jak rozwiązywać problemy technologiczne w firmie, czyli jak wdrożyć i obsłużyć helpdesk”.

Wsparcie IT a helpdesk. Kiedy wdrożenia systemów informatycznych nie załatwisz przez zwykły helpdesk?

Wiele problemów, z którymi pracownicy stykają się na co dzień, można rozwiązać, kontaktując się z pracownikami helpdesku. Czasem jednak wsparcie przy wdrażaniu systemów informatycznych w sposób zdalny nie jest niemożliwe. Taka sytuacja będzie mieć miejsce choćby wówczas, gdy zdecydujesz się na oprogramowanie, które nie będzie dostępne w chmurze. Z kolei w przypadku bardzo rozbudowanej infrastruktury IT nawet wdrożenie rozwiązania chmurowego może okazać się zadaniem praktycznie niewykonalnym.

Nie tylko wsparcie przy wdrażaniu systemów informatycznych online może być utrudnione. Innym przypadkiem jest administrowanie (zarządzanie) infrastrukturą IT. Z uwagi na wrażliwe dane możesz nie chcieć korzystać np. z zewnętrznego hostingu. Wówczas jedynie specjaliści dostępni na miejscu pomogą w zakresie np. umiejscowienia sprzętu i infrastruktury sieciowej czy zapewnienia zasilania. Gdy firma dysponuje szczególnie wrażliwymi danymi, korzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów jest jednak rzadko praktykowane. W takich przypadkach zdecydowanie częściej w firmach funkcjonuje dedykowany dział IT.

Źródła wykorzystane:

*https://www.7n.com/media/4234/7n_executive_brief_outsourcing_2020.pdf (dostęp 16.04.2021).