Jak rozwiązywać problemy technologiczne w firmie, czyli jak wdrożyć i obsłużyć helpdesk

Helpdesk dla firm to coraz popularniejsze rozwiązanie w różnych organizacjach. To świetny sposób, by zintegrować zadania kadry, skorzystać z rozwiniętych narzędzi administracyjnych i sprawić, by rozwiązania informatyczne dla firm funkcjonowały sprawniej i znacznie szybciej.

Czym jest helpdesk i dlaczego stanowi tak ważny element w firmie?

Definicja helpdesku dla firm jest dość rozległa. Najczęściej termin ten rozumie się jako rozwiązania informatyczne dla firm, jednak sporadycznie zdarza się, że poza techniczną administracją helpdesk obejmuje także inne zagadnienia. Z helpdesku dla firm najchętniej korzystają nowoczesne organizacje, które stawiają na ciągły rozwój i chcą zapewnić pracownikom zdalną, sprawną pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z infrastrukturą IT. Wsparcie tego rodzaju musi być szybkie, skuteczne i precyzyjne, aby można było osiągnąć efektywną komunikację i rozwiązać dane zgłoszenie. Helpdesk jest wdrażany w firmach, które nie dysponują własnym działem IT lub pragną odciążyć go z mniej zaawansowanych zleceń, tym samym pozwalając na rozwijanie kluczowych procesów.

Nowoczesny helpdesk dla firm powinien umożliwić szybkie zamykanie zgłoszeń przy minimalnej ilości interakcji. Specjaliści prowadzący wsparcie tego typu powinni doskonale operować programami i systemami wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie. Rozwiązania informatyczne dla firm wymagają dedykowanego partnera, który będzie w stanie zapewniać odpowiednie zasoby sprzyjające skalowalności firmy, wdrażaniu nowych rozwiązań, a także usprawnianiu obsługi klientów tej firmy.

Zarządzanie projektami i inne rozwiązania

Helpdesk dla firm obejmuje także zarządzanie systemami zgłoszeń, które stanowią kluczowy element funkcjonowania takiego rozwiązania. Wśród ich funkcjonalności powinien znajdować się między innymi stały monitoring zasobów i sprzętów, a także zapewnienie bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO i innymi regulacjami. Firmy, które decydują się na outsourcing, często liczą także na wsparcie w administracji i wdrażaniu systemów IT w ramach helpdesku. Na rynku znajdziemy sporo takich rozwiązań – pozwalają one na sprawniejsze zarządzanie projektami i zjawiskami zachodzącymi wewnątrz organizacji.

W grę wchodzi zatem nie tylko usuwanie awarii i dbanie o bezpieczeństwa oraz sprawność systemów informatycznych. To temat dotyczący także zarządzania projektami według nowoczesnych stylów pracy – zarówno w modelu agile, jak i kaskadowym, a także dowolnym innym. Skupienie się na zaletach danego podejścia i umiejętne wdrożenie jego zasad do funkcjonowania organizacji wiąże się ze skuteczniejszym zarządzaniem kadrą oraz zasobami.

Systemy IT w ramach rozwiązań informatycznych dla firm mogą ponadto znacznie poprawić standard pracy. To szczególnie istotne w momencie, gdy tryb home office staje się coraz popularniejszy. Wdrożenie helpdesku otwiera szereg możliwości pod kątem adaptacji nowych trybów pracy i przydziału zadań. Zarządzanie kadrą staje się łatwiejsze dzięki zaawansowanym systemom informatycznym – warto przy tym mieć na uwadze zapewnienie pracownikom pełnego dostępu do wymaganej wiedzy.

Helpdesk w firmie – plusy i minusy

Rachunek korzyści outsourcingu w kwestii helpdesku wskazuje na bardzo wysoki potencjalny zysk dla firmy, która decyduje się na korzystanie z takiej możliwości. Przedstawmy zatem zalety wdrożenia helpdesku i innych rozwiązań informatycznych dla firm, którymi zajmuje się zewnętrzny podmiot (zamiast działu IT danej organizacji). Outsourcing w takim przypadku zapewnia:

• Dostęp do wykwalifikowanej kadry, która budowała doświadczenie poprzez udział w licznych projektach.
• Korzyści finansowe – sprawniejsze rozwiązywanie problematycznych zdarzeń, ograniczenie kwot wynagrodzeń i utrzymania działu IT, a także możliwość delegacji specjalistów IT do bardziej istotnych zadań.
• Niezależne wsparcie – helpdesk gromadzi wielu specjalistów, przez co czynniki losowe, takie jak na przykład choroba pracownika, przestają mieć duże znaczenie.
• Sprawniejsze wdrażanie rozwiązań z dziedziny IT i wyższy potencjał względem skalowalności przedsięwzięcia.
• Brak kosztów infrastruktury – sprzęt IT znajduje się w wyposażeniu firmy outsourcingowej
• Wyższa konkurencyjność, sprawniejsze funkcjonowanie organizacji, dostęp do kluczowej wiedzy i bardziej usystematyzowane bezpieczeństwo.

Oczywiście helpdesk w połączeniu z usługami outsourcingowymi ma też swoje wady. Warto rozważyć zarówno plusy, jak i minusy, by ostatecznie podjąć odpowiednią decyzję. Oto najistotniejsze negatywy takiego rozwiązania:

• Wysoki stopień zależności od innych firm – w perspektywie strategicznej może to być pewne zagrożenie.
• Brak pełnego wpływu na bezpieczeństwo strategicznych danych.
• Konieczność wdrożenia odpowiedniego systemu nadzoru i komunikacji – delegacja odpowiedzialności nie zawsze korzystnie wpływa na skuteczność organizacji i jakość produktu.

Warto jednak wspomnieć o tym, że współczesne rozwiązania administracyjne dla firm są przemyślane w taki sposób, by ryzyko utraty kontroli nad swoimi zasobami było minimalne, podobnie jak w przypadku bezpieczeństwa danych. Jednocześnie nad tą drugą kwestią czuwają także inne organizacje, między innymi służby państwowe. Znalezienie zaufanego partnera do outsourcingu powinno być priorytetem dla firm, które celują w szybkie skalowanie, powiększanie swojego wpływu i systematyczny wzrost bez konieczności inwestowania w coraz więcej zasobów.

Jakie rozwiązania helpdesku są dostępne na rynku i kto zajmuje się ich obsługą?

W nt.net.pl prowadzimy wsparcie dla firm z różnych dziedzin, które obejmuje bardzo szeroki zakres usług. Dostosowujemy rozwiązania do indywidualnych potrzeb danego klienta. Reagujemy na awarie błyskawicznie i jesteśmy zwolennikami zdalnej pomocy – bardzo rzadko zdarza się, że konieczna jest interwencja „w terenie”. Nasz styl pracy wynika z naszych doświadczeń; wspieramy dziesiątki klientów z różnorodnych branż od wielu lat.

Helpdesk realizowany w ramach nt.net.pl pozwoli uniknąć strat związanych z nieprawidłowym obsługiwaniem infrastruktury IT. Nasi eksperci doskonale radzą sobie z obsługą i tworzeniem dedykowanych systemów komputerowych. Poza helpdeskiem tworzymy także aplikacje indywidualne i świadczymy usługi w chmurze.

Oprócz konwencjonalnych rozwiązań takich jak helpdesk możliwe jest także zintegrowanie wielu różnych narzędzi do poprawy funkcjonowania przedsięwzięcia. Możliwość wykorzystania zamienników helpdesku lub oprogramowania wspierającego tego typu działalność to kolejny krok do stworzenia skutecznie skalującej, niezawodnej w sektorze IT organizacji.

Czym są zamienniki helpdesku, takie jak Asana, Jira czy Trello?

Zarządzanie projektami może być prowadzone także z wykorzystaniem zamienników helpdesku. Tego typu projekty stanowią dobre wsparcie, upraszczając obsługę pewnych procesów, które zachodzą w ramach organizacji. Ich funkcjonalność jest jednak w pewnym stopniu ograniczona. Tego typu programy pozwalają przede wszystkim na delegowanie kadry do zadań. Wyznaczanie terminów, synchronizację z kluczowymi programami oraz sprawne sporządzanie raportów.

Co wyróżnia najszerzej stosowane zamienniki helpdesku? Czym jest ASANA, Jjira, Trello – zamiennik helpdesku

Jednym z najpopularniejszych i najczęściej wykorzystywanych programów do zarządzania pracą jest Asana. To aplikacja, która sprzyja pracy drużynowej, zwiększając poziom produktywności pracowników i udostępniając wiele ciekawych możliwości. Poza szeroką funkcjonalnością własną Asana dobrze integruje się także z rozwiązaniami. Takimi jak: Gmail, Microsoft Teams, Zendesk, Slack, Dropbox, Google Drive i innymi usługami. Dodatkowo Asana dysponuje otwartym API, dzięki czemu można dosyć swobodnie dostosować rozwiązanie do potrzeb danego przedsięwzięcia. Na przykład na potrzeby aplikacji indywidualnej.

Jira to z kolei zespół różnych aplikacji, które wspierają zarządzanie projektami i wykrywanie błędów. W skład całego rozwiązania wchodzą:

• Jira Core – o funkcjonalności zbliżonej do Asany (producent jest ten sam)
• następnie: Jira Software – system oprogramowania wspierający zarządzanie agile
• Jira Service Management – rozwiązania dla biznesu i IT,
• Opsgenie – system stworzony z myślą o podejmowaniu działań w przypadku wystąpienia incydentów.

Trello to kolejny zamiennik helpdesku, który, podobnie jak Jira, został przygotowany przez firmę Atlassian. W tym przypadku zarządzanie projektami wspiera bardzo prosty w obsłudze interfejs. Zalety Trello to łatwość korzystania, możliwość dopasowania systemu do potrzeb danej organizacji. A także rozwinięta funkcjonalność w kwestii pracy w zespołach rozproszonych. Istnieją także dodatki do przeglądarki Chrome, które pozwalają na zarządzaniu czasem nad poświęconymi zadaniami.