Czym jest kanban. Jak łatwo zorganizować swoją pracę, gdy mamy sporo na głowie.

Organizacja pracy własnej to jeden z najistotniejszych czynników decydujących o produktywności. Umiejętność zarządzania zadaniami pozwala zwiększyć efektywność działań oraz na bieżąco śledzić postępy. Organizację własnej pracy ułatwia wykorzystanie dedykowanych narzędzi, do których można zaliczyć tablice kanban. Czym ona jest? Jak optymalnie zorganizować pracę, gdy mamy dużo na głowie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Tablica Kanban – czym jest?

Tablica Kanban to narzędzie wykorzystywane w celu stosowania metody Kanban używanej do zarządzania procesami oraz projektami w przedsiębiorstwie. Jest to metoda, która swój początek odnotowała w latach 50. XX wieku w japońskich fabrykach Toyoty. Z biegiem lat przeszła ona oczywiście metamorfozę, a karty używane do oznaczania etapu produkcji przeobraziły się najpierw w tablice z kolorowymi karteczkami, a ostatecznie w cyfrowe narzędzia, które pozwalają komfortowo zarządzać własnymi zadaniami.

Metoda Kanban opiera się na wizualizowaniu procesów, do czego wykorzystywane są tablice Kanban. Obecnie mogą one przybierać zarówno formę fizyczną, jak i wirtualną. W obu przypadkach jednak służą do tego samego, czyli wizualnego przedstawienia procesów. Najprostsza tablica Kanban zawiera trzy kolumny, które dzielą czynności na: „do zrobienia”, „w trakcie” oraz „wykonane”.

Oczywiście sam układ tablicy można dostosować do własnych potrzeb. Ważne jest jednak, by ją właściwie obsługiwać, a więc przenosić karteczki z zadaniami do odpowiednich kolumn, co pozwoli zachować porządek i odpowiednio zarządzać organizacją pracy. Tablica Kanban może być wykorzystywana zarówno do organizacji pracy konkretnej osoby, zespołu projektowego, czy całego przedsiębiorstwa. W tym ostatnim przypadku łączy zespoły pracowników skupione na jednym celu. Warto również zaznaczyć, że tablica Kanban to na tyle uniwersalne narzędzie, że pozwala przedstawić zarówno bardzo proste, jak i wyjątkowo złożone procesy. Same czynności można natomiast opisywać na różnym poziomie szczegółowości, co powinno być uzależnione od indywidualnych potrzeb.

Zalety tablicy Kanban

Tablice Kanban są obecnie z powodzeniem wykorzystywane w wielu projektach, co wynika z korzyści, które przynosi stosowanie tego narzędzia. Do najważniejszych można zaliczyć fakt, że:

• wizualizacja zadań stanowi ogromne ułatwienie organizacji każdego procesu;
• kolorowe kartki z dodatkowymi cechami procesów (np. kolejność wykonania, terminy, opisy itp.) umożliwiają skupienie się na właściwych rzeczach we właściwym czasie;
• możliwość dokonania analizy wyników pracy pomaga w efektywnym samodoskonaleniu się.

Będąc przy zaletach tablic Kanban nie można pominąć faktu, że jest to narzędzie, które sprawdza się nie tylko w życiu zawodowym, ale z powodzeniem można je wykorzystywać również w sferze prywatnej. Wprowadzenie metody Kanban w codziennym życiu pozwala oszczędzić cenny czas, który później można spożytkować np. na odpoczynek lub wykonywanie dodatkowych zadań. Jakie osobiste projekty może wizualizować tablica Kanban? Możliwości jest wiele, a za przykład może posłużyć rozplanowanie nauki, organizacja wesela, czy przeprowadzka.

Jak zorganizować pracę gdy mamy sporo na głowie?

Mając dużo obowiązków na głowie, czy będąc w trakcie realizacji złożonego projektu można odczuwać przytłoczenie, które gasi energię oraz nie pozwala pracować efektywnie. Niewiele w takiej sytuacji daje samo spisanie zadań kartce, ponieważ nadal nie są one usystematyzowane. Warto jednak wiedzieć, że w wielu przypadkach już samo uporządkowanie zadań pozwala lepiej odnaleźć się w sytuacji, odczuć ulgę oraz zwiększyć efektywność działania. W tym miejscu zastosowanie znajduje właśnie tablica Kanban, która jest narzędziem systematyzującym procesy.

Wizualizacja zadań przy użyciu tablicy Kanban pozwala bardziej skupić się na czynnościach do wykonania oraz nadać im odpowiednie priorytety. Nawet najprostszy podział czynności (do wykonania, w trakcie, wykonane) umożliwia ogarnięcie chaosu oraz zorganizowanie czasu pracy w taki sposób, by każda czynność przybliżała nas do określonego celu. Każde zadanie można również odpowiednio tagować oraz dopisywać zależności, które umożliwiają przejście do kolejnego kroku. Ważna jest również możliwość analizy tego, co zostało już wykonane. Korzystanie z tablic Kanban pozwala więc zachować większy porządek, dzięki któremu widzimy na jakim etapie realizacji są dane zadania. Daje to poczucie kontroli nad sytuacją, co bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy oraz uzyskiwanie oczekiwanych rezultatów.

Dostępne proste rozwiązania typu Trello albo Asana

Jak już wcześniej wspomniano tablice Kanban są obecnie powszechnie wykorzystywane zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym. Fizyczne tablice w wielu przypadkach zastąpiły aplikacje, czego przykładem może być Trello lub Asana. Są to proste rozwiązania, które sprawdzają się zarówno w przypadku użytkowników indywidualnych, jak i zespołów projektowych, czy całych firm. Oczywiście na rynku dostępne są również bardziej rozbudowane aplikacje, czego przykładem może być Jira, jednak w większości przypadków tak bogata funkcjonalność jest zbędna.

Co jest zaletą aplikacji Trello? Przede wszystkim intuicyjność oraz możliwość dostosowania do własnych potrzeb. W przypadku Trello warto docenić również doskonały widok tablic Kanban, który umożliwia szybkie zarządzanie zadaniami, terminami, czy przełączanie się pomiędzy konkretnymi tablicami.

 

W przypadku Trello nie sposób nie wspomnieć również o funkcji „Plus of Trello” która mierzy czas spędzony na wykonywaniu danego zadania. Ułatwia to analizę efektywności własnej pracy, czy podległego zespołu. Funkcja sprawdza się idealnie w przypadku programistów, zarówno front-end, jak i back-end. Czym różnią się obie specjalizacje? O tym można przeczytać w artykule: Usługi programistyczne. Kim jest programista, programista front-end i back-end. Trello zdobywa kolejnych zwolenników, ponieważ dostosowuje się do potrzeb użytkownika i nie próbuje mu podpowiadać, bazując na jego inteligencji.

Inną prostą aplikacją do zarządzania organizacją pracy jest Asana, która celuje bardziej w rynek zarządzania projektami w zespołach niż wsparciem dla użytkownika indywidualnego. Oprogramowanie umożliwia dodanie konkretnych zadań wchodzących w skład projektu oraz przypisanie ich do danej osoby. Po kliknięciu w projekt do dyspozycji pojawia się menu, które pozwala przejść nie tylko do listy zadań w projekcie, ale również do dyskusji odbywających się w ramach projektu, do widoku kalendarza z terminami, do wykresu postępu oraz kompletu plików dołączonych do zadań w projekcie. Wszystkie te informacje z wszystkich zadań będą zgromadzone są jednym miejscu, co jest nieocenione przy pracy grupowej.

Kanban i połączenie ze swoim kalendarzem Google albo iCal oraz ogólnie widok zleceń w telefonie jak i na komputerze.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że aplikacje wykorzystujące metodę Kanban umożliwiają integrację z innymi narzędziami. W przypadku Trello możemy mówić przykładowo o integracji ze ze Slackiem, Dyskiem Google, czy Dropboxem. Dodatkowo zarówno Asana, jak i Trello dostępne są w wersji desktopowej (Windows, Mac) i mobilnej (na telefony z Androidem i iPhony). W przypadku Asany możliwa jest również integracja z kalendarzem Google (w przypadku Androida) lub z iCal (w przypadku iOS), co sprawia, że użytkownik może uzyskać szybki dostęp do swoich zadań zarówno z poziomu komputera, jak i telefonu.

Mobilne wersje aplikacji umożliwiają wykorzystanie tablic Kanban, a co za tym idzie zarządzanie pracą podległego zespołu, czy realizacją własnych zadań w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na ziemi. Jest to o tyle przydatne, że pozwala mieć wszystko pod kontrolą, niezależnie od tego czym akurat się zajmujemy i gdzie jesteśmy.

Podsumowując należy stwierdzić, że metoda Kanban mimo iż powstała około 70 lat temu doskonale sprawdza się w dzisiejszych czasach i pozwala efektywnie zarządzać organizacją pracy własnej. Obecnie najczęściej jest wykorzystywana w formie dedykowanych aplikacji, które oferują bogatą funkcjonalność oraz umożliwiają integrację z innymi narzędziami. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach zbyt dużo możliwości stanowi utrudnienie, w związku z czym zaleca się korzystanie z możliwie najprostszych oraz optymalnie dopasowanych rozwiązań.